Şirket: ASİSTONE YAZILIM VE TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Adres: Kınıklı Mah. Hüseyin Yılmaz Cad. Pamukkale Üniversitesi No:67/2, 20160 Pamukkale/Denizli, Türkiye MERSİS: 0086175105600001 Vergi dairesi / VKN: Pamukkale Vergi Dairesi / 0861751056 Telefon: 0538 701 94 10 Gizlilik/başvuru iletişimi: [email protected]
Bu politika Asistone'un web sitesi ve SaaS hizmetindeki kişisel verileri açıklar. Asistone, e-ticaret işletmelerine ERP, CRM ve yapay zekâ özelliklerini bir arada sunan bir yazılım hizmetidir. Hizmet, seçilen pakete göre şunları kapsar: sipariş, ürün ve stok, cari hesap, kasa ve banka, gider ve raporlama gibi ERP modülleri; Trendyol, Hepsiburada ve Shopify gibi pazaryeri ve e-ticaret platformlarıyla sipariş, stok ve fatura entegrasyonu; e-belge entegrasyonuyla e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme ve gelen e-faturaları görüntüleme ve yanıtlama; kargo entegrasyonu; Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası'nın yayımladığı döviz kurlarının alınması; WhatsApp Business (WhatsApp Business App Coexistence dahil), Instagram DM, Facebook Sayfaları ve Messenger için birleşik gelen kutusu, müşteri adayları ve destek talepleri; isteğe bağlı AI yanıt taslağı, otomatik yanıt ve bilgi bankası; ayrıca Shopify'da alıcının açık onayından sonra kartla veya kapıda ödeme için yürütülen sipariş akışı.
Roller ve veriler
Kayıt sırasında gizlilik bildirimini aldığınıza ilişkin kutu yalnızca bildirimin sunulduğunu/alındığını kaydeder; açık rıza değildir. Hizmet şartları, AI kullanım bildirimi ve kabul edilebilir kullanım politikası kabulleri ile isteğe bağlı izinler ayrı tutulur.
Asistone, kendi hesap, web sitesi, görüşme talebi, satış, destek, güvenlik ve sözleşme işlemlerinde veri sorumlusudur. Kuruluş yöneticilerinin ve kullanıcılarının ad/iletişim bilgileri, oturum açma/hesap tanımlayıcıları, rol, yetki ve abonelik bilgileri, abonelik ödeme ve fatura kayıtları, destek talepleri, görüşme talebi formu bilgileri ve ticari ileti onay kayıtları bu kapsamdadır. Giriş, yapılandırılmış kimlik sağlayıcısı (ör. Auth0 veya etkinleştirilmiş kurumsal federasyon) üzerinden yürütülebilir; kimlik doğrulama ve erişim için gerekli tanımlayıcı/kimlik bilgileri sağlayıcı tarafından işlenebilir.
Müşteri kuruluş, hizmete girdiği veya bağladığı hesaplardan hizmete aktarılan kişisel verilerin amaç ve temel araçlarını belirlediği ölçüde veri sorumlusudur; Asistone bu verileri kuruluşun talimatıyla veri işleyen sıfatıyla işler. Buna pazaryeri ve e-ticaret siparişlerindeki alıcı, fatura ve teslimat bilgileri (ad soyad, adres, telefon, e-posta, vergi dairesi, vergi kimlik veya T.C. kimlik numarası); e-Fatura ve e-Arşiv belgelerindeki alıcı ve gönderici bilgileri; sipariş, ürün, fatura, kargo takip ve ödeme bilgileri; cari hesaplardaki müşteri ve tedarikçilerin kimlik, iletişim, adres ve banka hesabı bilgileri ile yüklenen belgeler; kasa ve gider kayıtlarındaki çalışan bilgileri; WhatsApp, Instagram, Facebook Sayfaları ve Messenger yazışmaları, gönderen/alıcı ve kanal tanımlayıcıları, ekler ve sesli mesajlar; müşteri adayları ve destek talepleri; bilgi bankasına yüklenen içerik ve AI yanıt bağlamı dahildir. Tek bir küresel rıza, çalışan veya hesap sahibinin tüm son kullanıcılar adına verdiği varsayılmaz.
Amaçlar ve KVKK hukuki sebepleri
- Hesabın açılması, oturum açma, hizmetin sunulması ve kuruluş hesabının yönetimi: KVKK m.5/2(c), ilgili kişinin taraf olduğu sözleşmenin kurulması/ifasıyla doğrudan ilgili ve gerekli olduğu ölçüde; hesap güvenliği ve yetkili erişim için m.5/2(f), temel hak ve özgürlüklere zarar vermeyen meşru menfaat değerlendirmesi şartıyla.
- Abonelik, ödeme, fatura ve muhasebe kayıtları: hizmet/sözleşme için m.5/2(c); ilgili kaydın tutulmasının zorunlu olduğu ölçüde m.5/2(ç) hukuki yükümlülük. Abonelik ödemeleri yetkili bir ödeme kuruluşu aracılığıyla alınır.
- Görüşme talebi formu: ad soyad, telefon, e-posta ve isteğe bağlı olarak şirket adı, satış kanalları, aylık sipariş adedi, ilgilenilen paket ve eklediğiniz not; talebi yanıtlamak, sizinle görüşmek ve istenen sözleşme öncesi adımları yürütmek için m.5/2(c) (talep sahibi kişi bakımından uygulanabildiği ölçüde); bu sebebin uygulanmadığı iş iletişimlerinde yalnızca gereklilik ve dengeleme testi karşılanırsa m.5/2(f). Bu bilgiler, aşağıdaki ayrı ticari ileti onayı verilmedikçe tanıtım iletisi göndermek için kullanılmaz.
- Görüşme talebi formunun kötüye kullanıma karşı korunması: form gönderildiğinde IP adresiniz, e-posta adresiniz ve telefon numaranız açık hâlde saklanmadan gizli bir anahtarla özetlenir (HMAC-SHA256). Bu özetler yalnızca gönderim sayısını sınırlamak ve aynı talebin tekrarını ayıklamak için kullanılır; sunucu belleğinde en çok 24 saat tutulur, veritabanına veya günlük kayıtlarına yazılmaz. Dayanak, formun ve hizmetin güvenliğine ilişkin meşru menfaattir (m.5/2(f)); işleme temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermeyecek ölçüyle sınırlıdır.
- İsteğe bağlı ticari ileti onayı: görüşme talebi formunda ayrıca “Asistone'dan duyuru ve kampanya iletileri almak istiyorum.” kutusunu işaretlerseniz, formda yazdığınız e-posta adresine e-posta ve telefon numaranıza kısa mesaj (SMS) veya sesli arama yoluyla Asistone'un duyuru ve kampanya iletilerini almak istediğiniz kaydedilir. Seçiminiz (evet/hayır), okuduğunuz aydınlatma metninin sürümü ve gönderim zamanı talebinizle birlikte iletilir ve saklanır. Kutu önceden işaretli değildir ve işaretlenmeden de form gönderilebilir. Dayanak, 6563 sayılı Kanun kapsamındaki onayınız ve KVKK m.5/1 açık rızanızdır. Onayınızı iletilerdeki ret yöntemiyle veya [email protected] adresine yazarak dilediğiniz zaman ücretsiz geri alabilirsiniz. Ayrıntı Ticari Elektronik İleti İzni sayfasındadır.
- İsteğe bağlı Google Analytics: analitik çerez/depolama ve olay verileri, ziyaretçinin analitik tercihini kabul etmesinden sonra ölçüm ve site iyileştirmesi amacıyla işlenir; dayanak m.5/1 açık rızadır. Reddetmek temel site erişimini engellemez; tercih değiştirilebilir.
- Müşterinin ERP ve CRM verileri: sipariş ve stok yönetimi, e-belge düzenleme, kargo, cari, kasa ve gider kayıtları, raporlama, müşteri iletişimi ve destek gibi müşteri kuruluşun belirlediği hizmet amaçları için onun talimatıyla işlenir. Hukuki sebep, son kullanıcılara ve alıcılara aydınlatma, mesaj gönderme izni, e-belge ve sipariş işleminin dayanağını müşteri kuruluş kendi faaliyetine göre belirler. AI kullanımı/otomatik yanıt açık bir ürün ayarıdır; tek başına açık rıza veya pazarlama izni değildir.
- Yasal yükümlülük ve güvenlik: ilgili işlem bakımından m.5/2(ç) veya, yalnızca dengeleme koşulları sağlanırsa, m.5/2(f).
Açık rıza gerektiği ayrıca belirlenirse amaç/veri/alıcı açıklanarak sözleşme ve aydınlatmadan ayrı, özgür ve isteğe bağlı seçim alınır.
Web sitesi iletişimleri ve sağlayıcılar
Görüşme talebi formuna girilen bilgiler, ticari ileti seçiminiz ve okuduğunuz aydınlatma metninin sürümü, e-posta gönderim hizmeti Resend aracılığıyla [email protected] adresinde yetkili Asistone ekibine iletilir. Aynı hizmetle, formda yazdığınız e-posta adresine talebinizin alındığını bildiren bir onay e-postası gönderilebilir; bu e-posta yalnızca seçtiğiniz paketi, satış kanallarını ve aylık sipariş adedini listeler, adınızı, şirket adınızı veya notunuzu içermez. Ticari iletişim ve gizlilik/ilgili kişi başvuruları için [email protected] kullanılır.
Analitik açıkça kabul edilirse Google Analytics yüklenir. Web sitesi ve SaaS hizmeti, Asistone'un yönettiği ve altyapı sağlayıcılarından kiralanan, Avrupa'daki veri merkezlerinde (bugün Almanya ve Finlandiya) bulunan sunucularda çalışır; veritabanları ve e-belge dosyaları da bu sunuculardadır. Siteye ve portala gelen trafik ile mesaj ekleri, bilgi bankası dosyaları ve yüklenen belgeler gibi dosyalar için bir ağ güvenliği, içerik dağıtımı ve dosya depolama hizmeti kullanılır.
SaaS hizmeti, seçilen pakete ve müşterinin bağladığı entegrasyonlara göre kişisel verileri şu alıcı gruplarıyla paylaşır:
- Pazaryeri ve e-ticaret platformları (müşterinin bağladığı Trendyol, Hepsiburada, Shopify gibi): sipariş, stok, fatura ve kargo bilgileri entegrasyonun gerektirdiği ölçüde bu platformlardan alınır ve onlara iletilir.
- e-Belge hizmet sağlayıcısı (Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izinli özel entegratör): e-Fatura ve e-Arşiv belgesindeki alıcı ve gönderici bilgileri (ad/unvan, adres, vergi kimlik veya T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri) ve belge içeriği, belgeyi düzenlemek, göndermek, görüntülemek ve saklamak için iletilir.
- Kargo şirketi: müşterinin bağladığı kargo hesabı üzerinden gönderi barkodu ve etiketi almak için gereken gönderi bilgileri (ör. sipariş takip veya referans numarası) iletilir.
- Meta (WhatsApp, Instagram, Facebook Sayfaları ve Messenger): mesajları almak ve göndermek için.
- OpenAI: AI yanıt taslağı, otomatik yanıt veya bilgi bankası etkinleştirilirse, yanıt üretmek için gereken konuşma geçmişi ve görseller, sesli mesajlar, bilgi bankası içeriği ve araç sonuçları (ör. Shopify ürün ve sipariş bilgileri) OpenAI API'sine gönderilir. Bilgi bankası aramasında kullanılan sayısal temsiller (embedding) de OpenAI ile üretilir ve Asistone'un kendi veritabanında saklanır.
- E-posta gönderim hizmeti (Resend): görüşme talepleri, onay e-postaları ve hizmet bildirimleri için.
- Kimlik doğrulama sağlayıcısı (Auth0/Okta): oturum açma ve erişim için.
- Ödeme kuruluşu: abonelik ödemeleri için.
- Google Analytics: yalnızca web sitesinde analitik kabul edildiğinde.
- Barındırma, ağ güvenliği ve dosya depolama sağlayıcıları: yukarıda açıklanan sunucular, trafik ve dosyalar için.
Sunucularımızın bulunduğu veri merkezleri ve Meta, OpenAI, Resend, Auth0/Okta, Google, Shopify ile ağ güvenliği ve dosya depolama sağlayıcısı gibi sağlayıcıların sunucuları Türkiye dışında olduğundan kişisel veriler yurt dışına aktarılır; aktarım KVKK m.9'daki koşullara ve uygulanabilir güvencelere tabi olur.
Saklama ve haklar
Hesap verileri ile müşteri kuruluşun ERP ve CRM kayıtları (ortak şirket konuşmaları dahil) kuruluş/abonelik hesabı etkin olduğu sürece tutulur. Çalışan hesabının kaldırılması ortak konuşmaları ve kayıtları silmez. Silme talepleri talep kapsamı, kuruluş talimatı, yasal saklama yükümlülükleri ve üçüncü kişilerin haklarına göre değerlendirilir; belirli gün içinde otomatik veya geri döndürülemez silme garantisi verilmez.
e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri, vergi mevzuatı kapsamında Asistone'un çalıştığı e-belge hizmet sağlayıcısı tarafından 10 yıl saklanır. Belgeleri saklama yükümlülüğü mükellef olan müşteri kuruluşa ve onun adına saklama hizmeti veren özel entegratöre aittir; Asistone bu belgeler için ayrı bir yasal saklama yükümlülüğü üstlenmez. Asistone, hizmetin gerektirdiği belge kayıtlarını (belge numarası, ETTN, durum, tutarlar, alıcı bilgileri ve belgenin XML dosyası) kuruluşun diğer ERP kayıtlarıyla aynı süre tutar ve bunun ötesinde ayrı bir arşiv kopyası saklamaz; belgenin görüntüsü gerektiğinde e-belge hizmet sağlayıcısından açılır.
Görüşme talepleri, son iletişimden itibaren iki yıl saklanır; talep bir sözleşmeye dönüşürse sözleşme kayıtlarının saklama süresi uygulanır. Ticari ileti onay kayıtları, onay geçerli olduğu sürece ve onayın geri alınması veya başka bir sebeple geçerliliğini yitirmesinden itibaren üç yıl; gönderilen ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtlar kayıt tarihinden itibaren üç yıl saklanır (Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.13/2). Kötüye kullanım korumasındaki özetler en çok 24 saat tutulur. E-posta gönderim hizmetinin kendi teknik gönderim kayıtları o sağlayıcının saklama süresine tabidir.
KVKK m.11 talepleri [email protected] adresine iletilebilir. Asistone'un veri sorumlusu olduğu kayıtlar için Asistone'a; müşteri kuruluş adına işlenen son kullanıcı, alıcı ve müşteri kayıtları için öncelikle ilgili kuruluşa başvurun. Resmi kaynaklar: KVKK Kanunu (yeni sekmede açılır), Silme/Yok Etme Yönetmeliği (yeni sekmede açılır).
KVKK kapsamındaki usulüne uygun başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Silme veya yok etme kabul edilirse işlem, uygulanabilir mevzuatın öngördüğü usul ve sürelerde yerine getirilir; başvuruyu yanıtlamak, tüm sistemlerde imhanın tamamlandığı anlamına gelmez.