Veri sorumlusu / hizmet sağlayıcı: ASİSTONE YAZILIM VE TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Adres: Kınıklı Mah. Hüseyin Yılmaz Cad. Pamukkale Üniversitesi No:67/2, 20160 Pamukkale/Denizli, Türkiye MERSİS: 0086175105600001 Vergi dairesi / VKN: Pamukkale Vergi Dairesi / 0861751056 Telefon: 0538 701 94 10 İletişim: [email protected]
Asistone, hesap yöneticisi verilerini kendi kuruluş/abonelik hesabı kapsamında saklar. Müşteri şirketin talimatlarıyla işlenen ERP kayıtlarını (sipariş, ürün ve stok, e-belge, cari, kasa, gider kayıtları ve bunlardaki alıcı, müşteri, tedarikçi ve çalışan bilgileri) ve CRM kayıtlarını (WhatsApp Business, Instagram DM, Facebook Sayfaları ve Messenger mesajları ve ekleri, müşteri adayları, destek talepleri ve bilgi bankası içeriği) ise o şirkete ait ortak hizmet hesabı kapsamında, hesap etkin olduğu sürece saklar. Bu modelde bir çalışanın kişisel kullanıcı hesabının kaldırılması, şirketin erişilebilir ortak konuşma, müşteri ve ERP kayıtlarını silmez. Şirket hesabı kapatılır veya silme talep edilirse talep sahibi, kapsam, müşterinin talimatı, yasal saklama zorunlulukları, uyuşmazlıklar ve diğer ilgili kişilerin hakları değerlendirilir.
e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri, vergi mevzuatı kapsamında Asistone'un çalıştığı e-belge hizmet sağlayıcısı (Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izinli özel entegratör) tarafından 10 yıl saklanır. Belgeleri saklama yükümlülüğü mükellef olan müşteri şirkete ve onun adına saklama hizmeti veren özel entegratöre aittir; Asistone bu belgeler için ayrı bir yasal saklama yükümlülüğü üstlenmez. Asistone, hizmetin gerektirdiği belge kayıtlarını (belge numarası, ETTN, durum, tutarlar, alıcı bilgileri ve belgenin XML dosyası) şirketin diğer ERP kayıtlarıyla aynı süre tutar ve bunun ötesinde ayrı bir arşiv kopyası saklamaz. Şirket ERP kayıtlarının silinmesini istediğinde kendi yasal saklama yükümlülüklerini ayrıca değerlendirmelidir.
Asistone'un veri sorumlusu olduğu web sitesi kayıtlarında süreler şunlardır: görüşme talepleri son iletişimden itibaren iki yıl saklanır, talep bir sözleşmeye dönüşürse sözleşme kayıtlarının saklama süresi uygulanır; ticari ileti onay kayıtları onay geçerli olduğu sürece ve geçerliliğini yitirdiği tarihten itibaren üç yıl, gönderilen ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtlar kayıt tarihinden itibaren üç yıl saklanır (Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.13/2); görüşme talebi formunun kötüye kullanım korumasındaki özetler en çok 24 saat tutulur.
Silme başvurusu [email protected] adresine gönderilebilir. İşletme müşterisi adına işlenen veriler (örneğin bir işletmeden verilen siparişin, faturanın veya kargonun bilgileri ya da o işletmeyle yazışmalar) için öncelikle Asistone hesabının sahibi olan kuruluşa başvurulmalıdır; kuruluş, Asistone'a veri işleyen talimatı iletebilir. Kimlik ve yetki doğrulaması için makul ek bilgi istenebilir. Entegrasyon bağlantısını kesmek tek başına saklanan kopyaların silindiği anlamına gelmez.
Silme talebinin kapsamı ve tamamlanma zamanı; talebin niteliğine, kuruluşun talimatına, uygulanabilir yasal saklama yükümlülüklerine ve diğer kişilerin haklarına bağlıdır. Bu nedenle belirli bir gün içinde otomatik silme veya geri döndürülemez imha taahhüdü verilmez. Yasal saklama zorunluluğu bulunan kayıtlar yalnızca ilgili zorunluluk ve süreyle sınırlı işlenebilir. Tedarikçi sözleşmesi veya kanuni istisna, silmenin fiilen tamamlandığını tek başına kanıtlamaz.
İlgili kişiler bakımından KVKK m.7 ve ikincil mevzuattaki silme/yok etme koşulları saklıdır. Resmi kaynak: KVKK Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme Yönetmeliği (yeni sekmede açılır).
KVKK kapsamındaki usulüne uygun başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Silme veya yok etme kabul edilirse işlem, uygulanabilir mevzuatın öngördüğü usul ve sürelerde yerine getirilir; başvuruyu yanıtlamak, tüm sistemlerde imhanın tamamlandığı anlamına gelmez.